Ajanhallinta tehostaa työskentelyä ja parantaa elämänlaatua

Yleinen

kuvituskuvassa on kello ja kahvikuppi

eKollega-hankkeessa tuetaan yksin- ja mikroyrittäjien työhyvinvointia vertaismentoroinnilla verkossa. Yrittäjäryhmät ovat tavanneet kevään 2021 aikana kolmen viikon välein kaksi tuntia kestävissä verkkotapaamisissa. Yhdessä tapaamisessa käsiteltiin ajanhallintaa ja oman työn organisointia. Yrittäjän PT:n Lauri Koittola piti aiheesta alustuksen, joka keskittyi omien prioriteettien ja arvojen, eli käytännössä itselle tärkeiden asioiden tarkasteluun. Priorisointi edellyttää hyvää itsetuntemusta ja sen pohtimista, mitkä asiat ovat itselle ja yritykselle tärkeimpiä. On myös tärkeää miettiä, mitkä asiat voi karsia pois viemästä aikaa ja energiaa. Omalle hyvinvoinnille tärkeiden asioiden hahmottamista voi auttaa Koittolan pysäyttävä kysymys: Jos saisit kaksi kuukautta palkallista lomaa, mitä haluaisit tehdä? Juuri niille asioille on tärkeää raivata tilaa kalenterista! Tästä linkistä löydät tallenteen Lauri Koittolan alustuksesta.

Löydä itsellesi sopivat työkalut ajanhallintaan ja oman työn organisointiin

Ajanhallintaan on kehitelty monia erilaisia työkaluja. Tärkeintä on löytää juuri itselle toimivimmat keinot. Jollekin riittää työtehtävien kalenterointi, kun taas joku toinen haluaa kirjoittaa tehtävälistoja ja järjestää työtehtävät niiden kiireellisyyden mukaan. Joka tapauksessa asioiden kirjoittaminen paperille tai kalenteriin saa ne ”talteen” ja pois kuormittamasta mieltä.

Stephen R. Covey on tehnyt laajasti tunnetuiksi presidentti Dwight Eisenhowerin ajatukset ajanhallinnan keskeisimmistä tekijöistä: tärkeys ja kiireellisyys. Covey kehitteli ja esitteli kirjassaan ”The 7 Habits of Highly Effective People” (1989) ajanhallinnan nelikentän, joka voi selkeyttää töiden priorisointia. Yksi hyvä harjoitus, joka eKollega-tapaamisissakin kokeiltiin, on yrittää sijoittaa seuraavien kahden viikon tapahtumat nelikenttään:

Pekka Pohjakallio ja Saku Tuominen esittelevät kirjassaan ”Työkirja –Työelämän vallankumouksen perusteet” (2013) keinoja siihen, kuinka saada enemmän aikaan, mutta väsyä vähemmän. Kirjoittajien mukaan nykyistä työelämää leimaa pirstaleisuus, sekavuus ja jatkuva kiireen tunne, josta on syytä pyrkiä eroon. He esittelevät kirjassaan 1-2-3-4-portaat -metodin, josta voi olla tukea hyvän työviikon rakentamisessa. Porras 4 viittaa neljään tuntiin, eli siihen kapasiteettiin, joka ihmisillä kutakuinkin on todella intensiiviseen ajatustyöhön työpäivässä. Porras 3 viittaa kolmeen tavoitteeseen, joita olisi hyvä asettaa sekä päivä- että viikkotasolla, sillä aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimuksen mukaan motivoivia. Portaan 2 ideana on poistaa kahdessa vaiheessa mielessä pyöriviä tekemättömiin töihin liittyviä ja stressiä aiheuttavia asioita siirtämällä ne esimerkiksi kalenteriin. Portaan 1 tarkoituksena on ruokkia alitajuntaa pohtimalla yhtä ratkaistavaa asiaa samalla, kun tekee jotain mekaanista askaretta ilman että yrittää päästä ratkaisuun kerralla. (Kauppila 2019.)

Ajanhallinnan valmentaja Elizabeth Grace Saunders (2019) antaa seuraavat viisi vinkkiä työajankäytön tehostamiseen:

  1. Selkeytä tosiallisia tavoitteitasi ja mieti, mikä on riittävän hyvä suoritus.
  2. Hyödynnä ja kierrätä aiemmin luomaasi materiaalia.
  3. Luo valmiita pohjia ja tarkistuslistoja, jotka auttavat muistamaan oleelliset asiat.
  4. Muista, että keskustelu on nopeampaa ja tehokkaampaa kuin kirjallinen viestintä.
  5. Rajaa omaa ajankäyttöäsi päättämällä, että teet jonkin tehtävän tietyssä ajassa ja pidä kiinni päätöksestä.

Levänneenä olet luovempi ja saat enemmän aikaan

Yksi eKollega-toiminnassa mukana olleista yrittäjistä, Polulla Coaching -yrityksen Päivi Hoikkala muistutti tapaamisessa, että aivotutkijat Minna Huotilainen ja Mona Moisala ovat kehittäneet ”uuden työaikalain“. Sen tarkoituksena on päästä eroon silppumaisesta tekemisestä, edestakaisin säntäilystä ja saada keskittymiskyky takaisin. ”Uudessa työaikalaissa” keskeistä on se, että vuorokaudesta tietty hetki on rajoitettu keskeytyksettä tärkeimpien asioiden tekemiseen. Tärkeintä ei ole tarkat kellonajat, vaan se että erilaisille asioille on ylipäänsä varattu omat jaksonsa. Huotilainen ja Moisala ehdottavat esimerkkinä seuraavia jaksoja, itselle luontaisesta rytmistä riippuen:
klo 8-12 virtausjakso: aika, joka on varattu tärkeimpien asioiden tekemiseen ilman keskeytyksiä
klo 12-16 silppujakso: aika tehtäville, jotka eivät ole inspiroivia, mutta ne on silti tehtävä
klo 16–20 empatiajakso: aika, jossa tavoitteena on muille antaminen
Työpäivän aikana on tarvitaan myös pieniä hengähdystaukoja, jotta jaksamme keskittyä. Viimeiseksi illalla on tärkeää pitää vielä rauhoittumisjakso. Aivotutkijoiden mukaan tarvitaan ainakin kaksi tuntia siihen, että kehon ja mielen saa lepotilaan. Riittävä yöuni on elintärkeää jaksamiselle ja terveydelle muutenkin. (Tiainen 2018, Salumäki 2018.)

Myös Tuominen ja Pohjakallio lisäsivät edellä mainittuun 1-2-3-4 portaat -metodiinsa myöhemmin 0-portaan, jonka on tarkoitus muistuttaa siitä, että myös luppoaikaa tarvitaan. Pohjakallion mukaan luppoaika ”on meidän aivojemme hyvinvoinnin kannalta supertärkeää. Koko ajan ei tarvitse olla tuottavassa tilassa, vaan luovuus kasvaa, jos meille annetaan pieni paussi”. Kiireisten ja vaativien työrupeamien vastapainoksi on tärkeää ottaa aikaa palautumiselle ja uusiutumiselle. (Kauppila 2019.)

”Pienin askelin voi mennä eteenpäin”

eKollega-tapaamisissa parikeskusteluissa ja pienryhmissä syntyneiden ajatusten jakaminen ja siitä virinnyt keskustelu on ollut antoisaa. Vertaismentorointitapaamissa muilta yrittäjiltä on saanut uusia näkökulmia yrittäjän arkeen, kuten Toimistokartio yrityksen Riina Forsman kertoo: ”Muilta yrittäjiltä on saanut uusia näkökulmia siihen, että asioita voi tehdä monella eri tavalla. On ollut mielenkiintoista huomata, että ei ole vain yhtä oikeaa tapaa olla yrittäjänä, vaan on monia erilaisia tapoja. Ja jokaisen pitää löytää se oma tapa ja uskoa siihen.”

Aboa accounting ja Aboa seiling yritysten Maarit Suomen mukaan ”omassa ajanhallinnassa on haastavinta, että kalenteri on niin täyttä kaikkea. Aluksi korona tyhjensi kalenteria paljon, mutta nyt kun on kaikenlaisia ilmaisia webinaareja tarjolla, on kalenteri taas täynnä. Pitäisi miettiä, mikä oikeasti on tärkeää ja mihin pitäisi keskittyä. eKollega-toiminnassa on ollut mukava nähdä toisia yrittäjiä ja huomata, että meillä on ihan samanlaisia ajatuksia ja ongelmia, vaikka ollaankin eri aloilta. Esimerkiksi kun on mietitty oman yrityksen tavoitteita.”

Bedaprint yritystä ja parturi-kampaamoa pyörittävä Kaisa Salmiosalo muistuttaa, että pienetkin askeleet vievät yritystoimintaa eteenpäin: ”Viime kerran tapaamisen jälkeen päätin, että jatkossa aion kalenteroida kampaamon ajanvarauskirjaan myös kuvitustöitä. Itseäni to do –listat auttavat muistamaan, mitä pitää tehdä ja missä tärkeysjärjestyksessä. Tiedostan myös, että olen itse aamuvirkku ja saan silloin eniten aikaan. Tavoitteisiin ja ajanhallintaan liittyen itselleni on ollut tärkeää se oivallus, että pienin askelin voi mennä eteenpäin. Aina ei tarvitse harppoa. Yksikin hyvä teko päivässä riittää viemään eteenpäin asiaa, jota haluaa edistää.”

Kirjoittaja: Laura Keihäs, FM, lehtori, Humanistinen ammattikorkeakoulu

Lähteet:

Kauppila, Ellinoora. 5.9.2019. Helsingin Sanomat. Ota yksi menetelmä haltuun, niin saat aikaan selvästi enemmän kuin aiemmin, sanovat asiantuntijat – Näin toimii 1-2-3-4-metodi. Viitattu 29.4.2021. https://www.hs.fi/elama/art-2000006228018.html

Koittola, Lauri. 11.3.2021. Yrittäjän PT. Oman työn organisointi ja ajanhallinta. Alustus eKollega-tapaamisessa.

Tiainen, Antti. 24.9.2018. Helsingin Sanomat. Työelämä on ajautunut aivot turruttavaksi silpuksi, mikä ajaa kolmekymppiset työkyvyttömyyteen – Aivotutkijoiden ratkaisu on uusi työaika, ja näin se toimii. Viitattu 29.4.2021. https://www.hs.fi/teknologia/art-2000005838301.html

Salumäki, Tiina. 26.9.2018. Yle. Näin työntekijä innostuu ja ideoi – aivotutkija ehdottaa aivan uudenlaista työaikaa. Viitattu 29.4.2021. https://yle.fi/uutiset/3-10423183

Saunders, Elizabeth Grace. 7.1.2019. Harvard Business Review. 5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time. Viitattu 29.4.2021. https://hbr.org/2019/01/5-strategies-for-getting-more-work-done-in-less-time

Kuva: Tania Rose Pixabay

Last modified: 10.6.2021