Vinkit fasilitoijalle

Selkeät raamit tukevat turvallisuuden tunnetta

Verkkotyöskentelyssä on syytä valita riittävän luotettavasti toimiva sekä helposti ja edullisesti saatavilla oleva verkkoalusta (esim. Zoom tai Teams), jolla tapaamiset järjestetään. Verkossa tapahtuva vertaismentorointi edellyttää osallistujilta verkkoyhteyttä sekä tietokoneen, tabletin tai älypuhelimen käyttöä. Tietokoneella tai tabletilla on helpompi osallistua kirjoitustehtäviin. Toisaalta sellaisissa tapaamisissa, joissa vain keskustellaan, osallistuminen onnistuu älypuhelimen kautta vaikka kävelylenkiltä.

On hyvä muistaa, että verkkotyöskentely ei ole kaikille tuttua, joten esimerkiksi alustan testaamiseen on hyvä varata aikaa, jotta varmuus lisääntyy: ”Aluksi tämä verkkoympäristö vähän jännitti, mietin kameran asentoa ja muuta, mutta kokemuksen myötä olen ottanut rennommin ja joka kerran on ollut helpompaa tulla.” (eKollega-pilottiin osallistunut yrittäjä)

On tärkeää luoda verkkotapaamisille selkeät raamit ja ohjeistukset, jotta osallistujat tietävät, milloin verkkotapaamiset ovat ja mitä niissä tapahtuu. Osallistujille kerrotaan hyvissä ajoin tapaamisten aikataulu, sisältö ja rakenne (esim. ensin alustus, sitten parikeskustelu ja lopuksi ryhmäkeskustelu). Selkeät raamit ja toistuva rakenne tukevat osallistujien turvallisuuden tunnetta. Koska verkkotyöskentely on intensiivistä, sitä on hyvä tauottaa ainakin tunnin välein, eli kahden tunnin tapaamisessa on hyvä pitää ainakin yksi tauko.

Fasilitoijilla on tärkeä rooli turvallisuuden tunteen ja tunnelman luomisessa, joka riippuu paljon fasilitoijien omasta energiasta sekä panostuksesta kohtaamiseen esimerkiksi tervehdyksin ja hymyin. Ensimmäisessä verkkotapaamisissa on syytä panostaa turvallisuuden tunteen luomiseen, jotta osallistujat uskaltavat keskustella ja tuoda ajatuksiaan esiin. Aluksi on hyvä kerrata, mitä on ohjelmassa ja mitä ollaan tekemässä. Verkkotyöskentelyssä tarvitaan mahdollisimman selkeitä ohjeistuksia sekä kirjallisesti että suullisesti.

Ensimmäisessä tapaamisessa on hyvä sopia yhdessä osallistujien kanssa verkkotyöskentelyyn liittyvistä käytännöistä, kuten kamerojen pitämisestä päällä, mikrofonien sulkemisesta muuten kuin oman puheenvuoron aikana sekä puheenvuorojen pyytämisestä (esim. zoomin viittaustoiminto on kätevä siihen). Kamerojen pitäminen päällä tukee tutustumista ja yhteisöllisyyden kokemusta pienissä verkkoryhmätapaamisissa.

Fasilitoijien tärkein tehtävä on tukea kaikkien osallistujien osallisuuden kokemusta niin, että kaikki mukana olijat kokevat tulleensa nähdyksi ja kuulluksi. Verkkoympäristössä esimerkiksi zoomin chat-toiminto, erilaiset kyselyt ja reaktio-toiminnot ovat hyviä tapoja pitää kaikki osallistujat aktiivisesti mukana ja saada palautetta. On hyvä varautua myös siihen, että luottamuksen syventyessä tapaamisissa saattaa tulla esiin vaikeita asioita ja kriisitilanteita. Fasilitoijien tehtävänä on varmistaa, kohteliaasti ja myötätuntoisesti, ettei yksi osallistujista vie kaikkea tilaa, vaan jokainen saa vuorollaan puheenvuoron. Fasilitoijien on myös hyvä olla selvillä siitä, mistä osallistujat voi tarvittaessa saada lisätukea ja apua.

Luottamuksen rakentaminen perustana

Luottamuksen rakentaminen on vertaistuen perusta: yrittäjien keskinäisen tuen ja oman osaamisen jakamisen edellytyksenä on luottamus yrittäjäkumppaneihin ja fasilitoijiin.  Luottamus perustuu arvoihin, kuten oikeudenmukaisuus, osallistuminen, johdonmukaisuus, läpinäkyvyys ja vastavuoroisuus (Laine & Rauramo 2017).  On siis tärkeää luoda turvallinen ja luottamuksellinen tila kohtaamiselle ja tutustumiselle heti vertaismentorointitoiminnan alusta alkaen.

Ensimmäisessä verkkoryhmätapaamisessa voi lähteä rakentamaan luottamusta esimerkiksi arvojen kautta antamalla ryhmän jäsenille hetken aikaa pohtia spontaanisti itselle tärkeitä arvoja alkavaan vertaismentorointiin liittyen. eKollega-tapaamisissa hyödynsimme yhteisten arvojen koonnissa Mentimeter-sanapilvityökalua. Oheisissa kuvissa ovat eKollega-ryhmien arvot vertaismentorointitoimintaan liittyen. Keskiössä isommalla fontilla olevat sanat saivat useita mainintoja. Arvoista muodostuivat ryhmän yhteiset ”pelisäännöt”, joihin kaikki osallistujat olivat valmiit sitoutumaan.

sanapilvi.

Ensimmäisessä verkkotapaamisessa tehtiin myös Tähtihetki-harjoitus parityöskentelynä.  Kunkin osallistujan tehtävänä oli haastatella paria ja selvittää tämän tähtihetki, eli jokin merkityksellinen onnistumisen kokemus. Parit esittelivät toisensa ja toistensa tähtihetket muille ryhmäläisille. Näin koko ryhmälle muodostui kuva kaikista osallistujista, heidän toimialoistaan, yrittäjäkokemuksestaan, vahvuuksistaan, voimavaroistaan ja taidoistaan. Tähtihetkiharjoitus helpotti tutustumista ja loi heti alussa myönteistä henkeä.

Nämä kaksi yksinkertaista tehtävää muodostivat hyvän pohjan ryhmäytymiselle ja luottamuksen rakentamiselle eKollega-vertaismentorointiryhmissä. Jo ensimmäisen tapaamisen loppuvaiheessa syntyi hyviä keskusteluja ja yrittäjät jakoivat merkittäviä asioita itsestään ja yritystoiminnastaan. Myös muissa tapaamisissa jaettiin henkilökohtaisiakin asioita avoimessa ja luottamuksellisessa ilmapiirissä. Jokaisessa tapaamisessa käytettiin aikaa myös parikeskusteluihin päivän teemaan liittyen. Näillä haettiin osallistujille tilaa keskustelulle, sillä isossa ryhmässä puheenvuorot jäivät lyhyemmiksi ja kaikki eivät välttämättä käyttäneet puheenvuoroja. Parikeskusteluissa jokainen pääsi ääneen ja jakamaan omia näkemyksiään aiheisiin liittyen. Parit valittiin satunnaisesti, joten keskustelukumppani vaihtui yleensä kerrasta toiseen.

Vaikka verkkotapaamiset olivat vain kahden tunnin mittaisia, parikeskusteluihin varattiin kunnolla aikaa alustusten jälkeen, jotta yrittäjien omia kokemuksia ja oppeja päästiin jakamaan aidosti. Yleensä tehtävänä oli keskustella parin kanssa tapaamisen teemasta apukysymysten avulla ja tuoda sitten keskeiset opit ja löydökset yhteiseen keskusteluun isossa ryhmässä. Lopuksi koko ryhmän keskustelussa purettiin parikeskustelujen ajatuksia yhdessä ja tuotiin keskusteluun omia havaintoja aikaisemmista kokemuksista. Jokaisen kerran lopuksi osallistujat nimesivät chat-toiminnon avulla yhden asian, jonka ottivat tapaamisesta mukaan omaan yrittäjän työhönsä.

Luottamuksellinen ilmapiiri näyttäytyy verkkoryhmissä aktiivisena ja avoimena keskusteluna, uusina ideoina ja innokkuutena tarttua muilta opittuihin käytäntöihin, tekemisen tapoihin ja menetelmiin. Pilottiin osallistuneen yrittäjän palautteen mukaan:

”eKollega-toiminta on ollut mukavaa ja tapaamiset ovat toimineet yllättävän hyvin zoomin kautta. Ryhmä on tosi kiva ja olen ollut positiivisesti yllättynyt siitä, miten aktiivisesti kaikki ovat lähteneet mukaan sekä parikeskusteluissa että ryhmäkeskusteluissa. Ilmapiiri on ollut tosi hyvä ja toiminnalla on ollut hyvät ja selkeät raamit. Kaikki ovat tienneet mitä tapaamisissa on luvassa: ensin on alustus, sitten keskustelut ja yhdessä jakaminen. Siksi on ollut helppoa tulla mukaan joka kerta. Ja keskusteluille on ollut juuri sopivasti aikaa. Tapaamiset kolmen viikon välein ovat toimineet hyvin.”

Toteuttajalle:
Vertaisuudesta voimaa

Toteuttajalle: Askeleet toteutukseen

Toteuttajalle: Vinkit fasilitoijalle

Toteuttajalle: Kehittämisehdotuksia jatkoon

Yrittäjälle: Kun haluat parantaa työhyvinvointiasi

Hankkeesta lyhyesti