Ajanhallinta tehostaa työskentelyä ja parantaa elämänlaatua

Ajanhallintaan on kehitelty monia erilaisia työkaluja. Tärkeintä on löytää itselle toimivimmat keinot ja muistaa varata aikaa myös levolle ja palautumiselle. Jollekin riittää työtehtävien kalenterointi, kun taas joku toinen haluaa kirjoittaa tehtävälistoja ja järjestää työtehtävät kiireellisyyden mukaan. Joka tapauksessa asioiden kirjoittaminen paperille tai kalenteriin saa ne ”talteen” ja pois kuormittamasta mieltä. 
 
Tästä löydät videotallenteen Lauri Koittolan alustuksesta, johon sisältyy oivalluksia herättäviä harjoituksia yrittäjän ajanhallinnan tueksi. Alla on esitelty muutama käytännön vinkki ja konkreettinen keino ajanhallintaan ja oman työn organisointiin.



Viisi vinkkiä ajankäytön tehostamiseen

Ajanhallinnan valmentaja Elizabeth Grace Saunders (2019) antaa seuraavat viisi vinkkiä työajankäytön tehostamiseen: 
1. Selkeytä tosiallisia tavoitteitasi ja mieti, mikä on riittävän hyvä suoritus.
 2. Hyödynnä ja kierrätä aiemmin luomaasi materiaalia.
 3. Luo valmiita pohjia ja tarkistuslistoja, jotka auttavat muistamaan oleelliset asiat.
 4. Muista, että keskustelu on nopeampaa ja tehokkaampaa kuin kirjallinen viestintä.
 5. Rajaa omaa ajankäyttöäsi päättämällä, että teet jonkin tehtävän tietyssä ajassa ja pidä kiinni päätöksestä.


Ajanhallinnan nelikenttä

Stephen R. Covey on tehnyt laajasti tunnetuiksi presidentti Dwight Eisenhowerin ajatukset ajanhallinnan keskeisimmistä tekijöistä: tärkeys ja kiireellisyys. Covey kehitteli ja esitteli kirjassaan ”The 7 Habits of Highly Effective People” (1989) ajanhallinnan nelikentän, joka voi selkeyttää töiden priorisointia. Yksi hyvä harjoitus on yrittää sijoittaa tulevan kahden viikon tapahtumat nelikenttään:

Ajanhallinnan nelikenttä.

1-2-3-4-portaat -metodi

Pekka Pohjakallio ja Saku Tuominen esittelevät kirjassaan ”Työkirja –Työelämän vallankumouksen perusteet” (2013) 1-2-3-4-portaat -metodin, josta voi olla tukea hyvän työviikon rakentamisessa:


Porras 4 viittaa neljään tuntiin, eli siihen kapasiteettiin, joka ihmisillä kutakuinkin on todella intensiiviseen ajatustyöhön työpäivässä. Porras 3 viittaa kolmeen tavoitteeseen, joita olisi hyvä asettaa sekä päivä- että viikkotasolla, sillä aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimuksen mukaan motivoivia. Portaan 2 ideana on poistaa kahdessa vaiheessa mielessä pyöriviä tekemättömiin töihin liittyviä ja stressiä aiheuttavia asioita siirtämällä ne esimerkiksi kalenteriin. Portaan 1 tarkoituksena on ruokkia alitajuntaa pohtimalla yhtä ratkaistavaa asiaa samalla, kun tekee jotain mekaanista askaretta ilman että yrittää päästä ratkaisuun kerralla. Tuominen ja Pohjakallio lisäsivät metodiinsa myöhemmin 0-portaan, jonka on tarkoitus muistuttaa siitä, että myös luppoaikaa tarvitaan: kiireisten ja vaativien työrupeamien vastapainoksi on tärkeää ottaa aikaa palautumiselle ja uusiutumiselle. (Kauppila 2019.)


Uusi työaikalaki”

Aivotutkijat Minna Huotilainen ja Mona Moisala ovat kehittäneet ”uuden työaikalain”, jonka tarkoituksena on päästä eroon silppumaisesta tekemisestä ja saada keskittymiskyky takaisin. ”Uudessa työaikalaissa” keskeistä on se, että vuorokaudesta tietty hetki on rajoitettu keskeytyksettä tärkeimpien asioiden tekemiseen. Tärkeintä ei ole tarkat kellonajat, vaan se että erilaisille asioille on ylipäänsä varattu omat jaksonsa. Huotilainen ja Moisala ehdottavat esimerkkinä seuraavia jaksoja, itselle luontaisesta rytmistä riippuen:


klo 8-12 virtausjakso: aika, joka on varattu tärkeimpien asioiden tekemiseen ilman keskeytyksiä

klo 12-16 silppujakso: aika tehtäville, jotka eivät ole inspiroivia, mutta ne on silti tehtävä 

klo 16–20 empatiajakso: aika, jossa tavoitteena on muille antaminen

Työpäivän aikana tarvitaan myös pieniä hengähdystaukoja, jotka auttavat keskittymään paremmin. Viimeiseksi illalla on tärkeää pitää vielä rauhoittumisjakso. Aivotutkijoiden mukaan tarvitaan ainakin kaksi tuntia siihen, että kehon ja mielen saa lepotilaan. Riittävä yöuni on elintärkeää työssä jaksamiselle ja terveydelle muutenkin. (Tiainen 2018, Salumäki 2018.)

eKollega-vertaismentorointiin osallistuneen yrittäjän mukaan on tärkeää löytää itselle parhaiten sopivat keinot oman työn organisointiin ja muistaa, että pienetkin askeleet vievät yritystoimintaa eteenpäin: ”Viime kerran tapaamisen jälkeen päätin, että jatkossa aion kalenteroida kampaamon ajanvarauskirjaan myös kuvitustöitä. Itseäni to do –listat auttavat muistamaan, mitä pitää tehdä ja missä tärkeysjärjestyksessä. Tiedostan myös, että olen itse aamuvirkku ja saan silloin eniten aikaan. Tavoitteisiin ja ajanhallintaan liittyen itselleni on ollut tärkeää se oivallus, että pienin askelin voi mennä eteenpäin. Aina ei tarvitse harppoa. Yksikin hyvä teko päivässä riittää viemään eteenpäin asiaa, jota haluaa edistää.”

Yrittäjälle:
Omien ja yrityksen tavoitteiden kirkastaminen

Yrittäjälle: Ajanhallinta tehostaa työskentelyä ja parantaa elämänlaatua

Yrittäjälle: Toimintaympäristön muutosten tunnistaminen ja ennakointi

Hankkeesta lyhyesti

Toteuttajalle: Kun haluat järjestää vertaismentorointia